EVENTOS DIGITALES

¿Cómo organizar un evento digital?

EVENTOS DIGITALES

¿Cómo organizar un evento digital?

Cliente: empresas, organizaciones, instituciones

Categoría: conferencias, eventos

Año: 2020

2020, año cero. La digitalización de los eventos llega para quedarse

Nadie lo duda ya: la crisis del coronavirus ha supuesto un antes y un después en el proceso de digitalización en el sector de los eventos. La industria ha sufrido lo que probablemente haya sido su mayor disrupción de la última década: hace cosa de un mes, ninguna empresa se habría planteado sustituir las conferencias por sesiones digitales en el corto plazo. La tendencia es imparable: creemos que ganaran cuota en el mundo post-covid, con un avance abismal en la digitalización durante este periodo y un ahorro de costes muy significativo para las empresas. Este artículo trata sobre nuestra experiencia es estos dos meses frenéticos, nuestra visión de la industria, sobre casos de éxito y sobre cómo organizar eventos digitales. En MT estamos ayudando a nuestros clientes en la organización y producción de sus eventos digitales, si quieres que te echemos una mano o resolver algunas dudas, puedes contactar con nosotros.

Hasta ahora los eventos eran una oportunidad para reunir un público, motivarlo con un objetivo común y vivir una experiencia fuera de la rutina. Con la situación que estamos viviendo, los eventos digitales se han convertido en la solución más popular durante este periodo: son una gran oportunidad para motivar, animar y ayudar a los trabajadores para sobrellevar una situación de incertidumbre y entorno cambiante. Además, se pueden usar para crear contenido fresco para la marca que consiga interaccionar con su audiencia y es una manera efectiva para generar nuevos leads de calidad.

eventos digitales
Las empresas apuestan por prácticas de cuidados de empleados a través de eventos digitales

Ante la crisis, valores. Después de unas semanas de shock, las grandes empresas del país están apostando cada vez más por apostar por la crisis como una oportunidad para demostrar la coherencia de sus valores de marca. En este sentido, los eventos digitales aparecen como un vehículo óptimo para comunicar propósito y visión ante clientes y empleados.

Las temáticas que más éxito están teniendo, junto con los conferenciantes que se centran en ello, son: motivación y superación para los empleados, con Víctor Küppers, Edurne Pasaban o Josef Ajram; gestión de la incertidumbre y el miedo, con Julio de la Iglesia o Álvaro Vizcaíno; gestión de las actitudes, inteligencia emocional y desarrollo personal con Mario Alonso Puig; mindfulness con Paula Fernández-Ochoa; formaciones adicionales como redes sociales con Victor Ronco, digitalización en el trabajo con Diego Antoñanzas; gestión del estrés y bienestar en el trabajo con Beatriz Crespo; y gestión de equipos con Albert Bosch.

Impresionante desarrollo tecnológico de las plataformas de eventos digitales

Aunque el formato es diferente para los eventos presenciales y las sesiones digitales, los eventos virtuales ofrecen la oportunidad de tener una intimidad entre el conferenciante y el espectador que no se puede conseguir en un auditorio. El público ve al ponente de cerca, hablándole directamente a él, lo que genera una inspiración y atención muy valiosa. El impresionante desarrollo técnico de las principales plataformas (con gigantes como Microsoft apostando de forma decidida por el formato), hacen el resto. Hoy en día, los eventos digitales son un “construye tu propia aventura”, con interacción, infinitas posibilidades y una experiencia de usuario que mira cara a cara al mundo offline. La omnicanalidad llega a los eventos, y empresas y usuarios ven que simplemente “funciona”.

Nuestra experiencia: algunos de nuestros casos de éxito en eventos digitales

Hemos colaborado con Universidades CEU y Microsoft para el Education Open Day, donde el 30 de abril hablan sobre la actitud ante el cambio y la digitalización de la educación. El evento -co-organizado por dos gigantes en el campo educativo y tecnológico como CEU y Microsoft- es pionero en España en el campo educativo: primera jornada de puertas abiertas virtual, con talleres, conferencias, presentaciones y comunicación one-to-one organizador-asistente.

También, con el equipo de Where Is The Limit hemos lanzado las WITL Talks At Home: conferencias motivaciones virtuales para luchar contra el confinamiento. Dos referentes, como DKV Salud y Andbank, han apostado por unirse a WITL en el formato como manera de trasmitir valores y propósito en la pandemia.

El evento se basa en charlas de 15 minutos donde figuras del deporte, salud, alimentación y superación aportan sus ideas para gestionar las emociones lo mejor posible en estos momentos. Su éxito lo avalan los números semana a semana, superando los 2000 asistentes y los 2 millones de impactos online.

ceu education open day kuppers

¿CÓMO ORGANIZAR UN EVENTO DIGITAL?

1. Contenido

Como tantas veces en internet, el contenido es el rey. Definir el contenido relevante para tu audiencia y tus objetivos tiene que ser sin duda la primera pregunta que nos hagamos. Un conferenciante de referencia, que nos permita alinear los valores y elevar el evento, es una jugada ganadora en los eventos digitales.

2. Interacción

La audiencia en los eventos virtuales puede tener la sensación de aislamiento y sentir desconexión. El ADN de los eventos sigue siendo tener una experiencia en común. ¿Opciones? Abrir y fomentar el turno de preguntas (con chat o con moderador) y soluciones como encuestas, lluvias de ideas o grupos de discusión.

3. Personalización

Desde un webinar básico a un formato híbrido con todo lujo técnico, desde una plataforma en abierta a un entorno cerrado con una web corporativa totalmente customizada, los formatos existentes permiten diferenciarse y pasar de ser “un video con una webcam” a “un programa de televisión” con todo tipo de opciones de costes.

4. Branding, branding y branding

5. Tiempos más cortos

Acorta los tiempos de la escaleta y prioriza el dinamismo.

6. Reposición

No todos los asistentes potenciales asisitirán al evento. La gente se olvida y hay contratiempos de última hora. El evento digital permite la grabación de forma muy sencilla y es muy recomendable tener un repositorio donde nuestra audiencia pueda consultar los contenidos. El Customer Journey es mucho más amplio que el día del evento y hay que cubrirlo de manera integral, son oportunidades de comunicación y contacto con la marca.

7. Derribar las barreras de lo físico a lo digital

Evitar la distancia social, aunque solo sea metafóricamente. Tener detalles con los asistentes, detalles que se puedan “tocar”: el envío de un desayuno personalizado a casa es un buen ejemplo de best-practises.

8. Cuidado de la puesta en escena: la luz, la calidad del sonido y el fondo

Recomendamos una “Guía de Producción de Eventos Digitales” (puedes pedirnos la nuestra si quieres), donde se unifiquen las necesidades técnicas requeridas, el Look & Feel de los asistentes y se transmita una imagen de profesionalización y cuidado del detalle.

9. Integración estrategia de comunicación – plataforma – producción

En el mundo de los eventos digitales coexisten diferentes actores que no siempre hablar el mismo idioma. Es fundamental que la estrategia de comunicación global –alineada con los objetivos de la marca y el evento – esté alineada con los actores más tácticos, como la producción y la plataforma utilizada. Hay que escoger la plataforma más adecuada a los objetivos estratégicos. Nuestra preferida es YouTube Live (por su menor latencia y más estabilidad) pero hay que estudiar opciones al alza como Microsoft Teams o StreamYard.

10. Comunicación previa

Una comunicación fluida, con contenido constante, para mantener el momentum hasta el día del evento. La estrategia no se improvisa: es fundamental tenerla totalmente definida el día que se lanza la comunicación.

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TIPOS DE EVENTOS VIRTUALES QUE ORGANIZAMOS

El digital se ha adentrado en todo tipo de sectores, y el mundo de los eventos no ha sido una excepción. La tecnología nos abre las puertas a grandes oportunidades para crear y recrear eventos de manera totalmente digital, ofreciendo experiencias diferentes e interesantes para nuestros espectadores.

Entre las tipologías de eventos digitales destacamos:

Eventos digitales para presentaciones de productos

Desde el lanzamiento de un nuevo producto a la presentación de catálogos, las empresas pueden optar por una nueva forma de presentar sus productos a su público. A través de vídeos, fotos 360º, landings personalizadas, ruedas de prensa vía conferencia entre otras opciones llegamos a los clientes de forma efectiva y 100% virtual.

Conferencias de motivación en formato digital

Las clásicas conferencias motivacionales han sido otro de los territorios que se ha reinventado. Las herramientas de vídeo permiten infinidades de posibilidades para transmitir mensajes y adaptar a este nuevo escenario las figuras de conferenciantes y coaches.

Encuentros anuales corporativos ahora por Internet

Los que solían ser los puntos de encuentro entre clientes y empresas son hoy en día posibles de manera completamente virtual. A través de la tecnología se pueden retransmitir charlas y presentaciones corporativas para que las empresas efectúen estos encuentros.

Ferias digitales o virtuales

Las grandes ferias que inundaban pasillos de clientes y empresas de todo el mundo se han trasladado a su vez al digital. La realidad virtual, entre otras herramientas tecnológicas permiten recrear o reinventar el escenario al que estábamos acostumbrados presencialmente.

Festivales virtuales

Los nuevos formatos abundan para la celebración de festivales. Gracias a los grandes avances en vídeo, sonido y tecnología se pueden crear experiencias inmersivas y únicas de forma totalmente virtual.

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POSIBILIDADES TÉCNICAS QUE OFRECEMOS EN MT

1. Streaming Pro

Eventos a través de conferencias virtuales con branding costumizable. Se realizan directos desde estudios, trabajando el sonido y la imagen con un software profesional al igual que permite fusionar elementos de diferentes fuentes.

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I Accept

2. Híbrido Básico

Eventos grabados en sala que se retransmite en vía streaming. Equipo técnico, sonido y material streaming profesional que ofrece una grabación de calidad y que alcanza un punto intermedio entre el evento físico y el evento digital.

3. Híbrido Pro

Eventos grabados en platós a medida, customizados y retransmitidos vía streaming.  Se cuenta con un amplio equipo de producción y técnicos que ofrecen un resultado a la altura de un programa de televisión.

¿Quieres saber más sobre cómo podemos ayudarte a organizar eventos digitales?
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¿CÓMO ORGANIZAR UNA CONFERENCIA DIGITAL?

Aunque no hay duda que las conferencias presenciales ofrecen una experiencia única e inigualable, el momento que estamos viviendo actualmente nos deja sin esa posibilidad, pero con recursos accesibles para seguir motivando, inspirando y uniendo una audiencia en un objetivo común.

videoconferencia

En MT estamos ayudando a organizaciones a transformar sus conferencias en eventos digitales, y si te preguntas cómo organizar un evento digital hemos reunido los puntos principales a tener en cuenta:

1. Define el objetivo de la ponencia

Como en una conferencia presencial, es muy importante tener claro qué objetivo deseas conseguir con la ponencia y qué impacto generar en el público. Una parte esencial es alinear los objetivos de la sesión con el speaker, y que entienda el contexto del evento para que pueda transmitir el mensaje personalizado para cada empresa.

Este objetivo también debería quedar muy claro en toda la comunicación que se hace del evento (en la agenda, los ponentes elegidos, la promoción…), para que el público tenga sus expectativas en línea con el contenido que se ofrecerá, y así obtener unos leads de calidad con un engagement alto a lo largo de la sesión y en las actividades siguientes que les propongas.

objetivo ponencia online

2. Elige tu plataforma virtual

Igual que un evento en persona puede realizarse en distintos tipos de sala según el número de asistentes y el formato de la intervención del speaker, una conferencia virtual puede tener lugar en distintos espacios para llegar a un público u otro.

evento digital

El primer factor a tener en cuenta es el número de espectadores que prevés acoger, ya que cada plataforma digital tendrá unas limitaciones distintas.

En segundo lugar, es muy importante decidir si la sesión será abierta al público para que se pueda unir cualquier persona en cualquier momento (como los Live en redes sociales: Youtube, Instagram, Facebook) o si por lo contrario prefieres limitarlo con una plataforma cerrada o software para eventos cerrado para un grupo seleccionado de personas, o inscritos previamente (Zoom, Microsoft Teams, GoToWebinar…).

zoom conferencia digital

Una vez definido, es imprescindible hacer previamente todas las pruebas técnicas necesarias para asegurar que sabéis cómo solucionar cualquier incidencia que pueda haber, que los ponentes sepan moverse por el programa, y que sea sencillo unirse para el público.

3. Encuentra tu ponente idóneo

El proceso de elegir el conferenciante perfecto para tu evento es el mismo que con un evento presencial: el reto es encontrar un speaker que con su experiencia e historia sea capaz de inspirar y motivar a la audiencia con el objetivo que desee la organización. En MT os ayudamos a elegir el que más se adecue a vuestras necesidades, basándonos en nuestra experiencia de más de 15 años. Puedes ver los conferenciantes con los que solemos trabajar más aquí.

4. La importancia de un moderador

En formato digital, las estrategias del ponente para mantener la atención del público serán distintas al formato presencial: en vez de dinamizar la charla moviéndose por el escenario, lo que mejor funciona en pantalla es que el conferenciante esté cerca y hable mirando directamente a la cámara, para alcanzar un ambiente de intimidad y que la audiencia sienta que le están hablando directamente.

Mientras que hay estudios que dicen que el máximo tiempo que puede estar atento una persona digitalmente son 90 minutos sin una pausa, lo que parece ser más efectivo son las ponencias más cortas de 15-20 minutos, y luego dedicar unos 20-30 minutos extras contestando a preguntas del público para generar más interacción y una participación activa, que después puede servir como material para campañas de márqueting para la marca, de hecho como agencia organizadora de eventos digitales ya lo hemos hecho en varias campañas.

Para presentar el evento y las distintas actividades de la sesión, introducir al ponente, y gestionar las preguntas del público, es esencial la presencia de un moderador, ya sea otro speaker profesional o alguien interno de la organización para que lleve el rumbo del evento.

En caso que haya más de un conferenciante, el rol del moderador crece en importancia ya que ordena los ponentes y puede generar una conversación entre ellos. Puede ser muy práctico que sea el propio moderador el que controle los mandos del streaming, para silenciar micros, apagar cámaras o activar los primeros planos mientras realizan las conferencias.

En caso que hubiera problemas técnicos, también sería responsabilidad del moderador de comunicarlo a los espectadores y ponentes, para que el evento vaya fluido.

5. Campaña post-conferencia

Una de las mayores ventajas de los eventos virtuales en streaming es que se puede grabar toda la sesión, y así poder ofrecerla para todos aquellos inscritos que no puedan acudir a la conferencia en vivo por cualquier motivo, pero aún así tener la oportunidad de impactarles con el contenido de tu marca a través de las redes sociales.

Además, hacer píldoras más reducidas del evento o mensajes que se hayan transmitido por los ponentes o el público pueden ser muy útiles para futuras campañas de márqueting.

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